Digitale Ordnung Teil 2: Ein System für Systeme!

Lange Inkubationszeit

Natürlich hat sich in diesen zwei Jahren schon einiges an Systemen bei mir entwickelt. Mein Buchhaltungssystem ist im Großen und Ganzen noch genau so wie damals beschrieben in wöchentlichem Gebrauch, und sein Nutzen und seine Funktionalität begeistern mich noch immer. Es läuft einfach super, und meine Steuererklärungen sind jedes Jahr ein Klacks!

Ich habe in der Zwischenzeit auch noch für einige andere Bereiche Systeme entwickelt, die alle einen kleinen Teil meines Arbeitslebens einfacher machen. Allerdings fielen mir neulich zwei Dinge auf:

1. Keines davon funktioniert so wunderbar wie meine Buchhaltung.
2. Sie hängen nicht zusammen – es ist ein Flickenteppich mit größeren Lücken.

Und was hilft, wenn regelmäßig anfallende Tätigkeiten nur so halb funktionieren? Genau: ein System.

Was braucht ein System, um zu funktionieren?

Als mir das klar wurde, habe ich mich hingesetzt und erstmal überlegt, warum meine Buchhaltung so geschmeidig läuft, und was bei den anderen Systemen anders ist. Am Ende hatte ich dann eine Liste von sieben Dingen, die ein System ausmachen:

• Zielsetzungen
• Regeln
• Arbeitsabläufe
• Termin/Zeitplan
• Einbettung & Dimensionierung
• Pflege und Weiterentwicklung
• Infrastruktur

Ich erkläre kurz zu jedem Punkt, was ich damit meine, stelle euch meine Systemvorlage vor, und am Ende gibt es ein paar Beispiele aus meinem Arbeitsalltag.

Zielsetzungen

Was will ich mit diesem System erreichen? Wozu ist dieses System gut? Das reicht ganz kurz, bei mir sind es meistens zwei oder drei Stichworte.

Regeln

Je nachdem kann dieser Teil sehr kurz oder auch sehr ausführlich sein. Hier stehen alle Dinge, die ich für dieses System beschlossen habe. Ein typisches Beispiel sind zum Beispiel Schlagworte, die ich verwenden will – wenn ich die nicht irgendwo aufschreibe und am besten auch gleich festlege, welches Schlagwort wann zum Einsatz kommt, dann habe ich in kürzester Zeit Schlagwort-Wildwuchs durch Synonyme oder das richtige Wort in der anderen Sprache oder spontane brillante Ideen, die ich beim nächsten Mal wieder vergessen habe. Undsoweiter!

Ich schreibe hier auch rein, was ich als Standard beschlossen habe, oder auch Erinnerungen für die Details, die ich notorisch vergesse.

Extrem nützlicher Tipp: Wenn irgend möglich sollten diese Regeln durch eine Vorlage unterstützt werden! Eine gute Vorlage macht es leicht, Regeln einzuhalten. Weiter unten zeige ich ein Beispiel.

Arbeitsabläufe

Oft ist es auch nur einer, wie zum Beispiel bei meiner Buchhaltung. Wie viele Schritte so ein Ablauf umfasst, ist zum einen abhängig vom Systemthema, zum anderen aber auch davon, wie kleinteilig ich es brauche. Da ist manchmal ausprobieren hilfreich – wenn es nicht so richtig vorwärtsgeht, sollte der kurze Blick in den Arbeitsablauf mich wieder in Gang bringen. Wenn das nicht der Fall ist, sind die Schritte wahrscheinlich zu groß.

So als grobe Orientierung: „Öffne diese Datei“ ist oft ein einzelner Schritt bei mir. Je schwieriger die zu erledigende Arbeit sich für mich anfühlt, desto kleinteiliger mache ich meine Schritte.

Termin/Zeitplan

Einer der Gründe, warum meine Buchhaltung so flüssig läuft, ist dass sie einen festen, regelmäßigen Termin mit passender Häufigkeit hat, nämlich jeden Freitag um elf. Mit einer halben Stunde Buchhaltung pro Woche komme ich im Durchschnitt sehr gut hin: In dieser Zeit buche ich meine Konten, schreibe Rechnungen und aktualisiere meine Auswertungen. Einmal wöchentlich den Überblick über mein Unternehmen aufzufrischen passt für mein Gefühl genau – ich brauch das nicht absolut tagesaktuell, aber einmal im Monat wäre mir schon zu wenig.

Mein Lieblingstrick für Systeme, die deshalb nicht laufen, weil ich es alleine nicht hinbekomme, mir oft genug die Zeit zu nehmen und mich tatsächlich dranzusetzen, sind übrigens Coworking-Gruppen. Dazu schreibe ich ganz definitiv auch nochmal einen eigenen Artikel, denn sie sind wirklich an so vielen Stellen die schönste Lösung für Stolpersteine!

Einbettung & Dimensionierung

Ein paar der Systeme, die ich mir ausgedacht hatte, waren einfach zu groß gedacht. Ich versuchte an manchen Stellen, zuviele Fliegen mit einer Klappe zu erschlagen, und dann wird das System schnell unüberschaubar und unhandlich. Mehrere oder sehr lange Arbeitsabläufe können ein Zeichen dafür sein, dass hier zuviel auf einmal erreicht werden soll.

Auch hier hatte ich mit der Buchhaltung das Glück, einfach das perfekte Maß getroffen zu haben. „Buchhaltung“ umfasst hauptsächlich die Routinen, die ich einmal die Woche erledige, und ein paar Regeln, die dafür gelten. Sie ist aber inzwischen Teil einer Gruppe von Systemen, die ich vielleicht als Unternehmensstützen oder Büro-Routinen bezeichnen könnte:

• Buchhaltung
• Zeiterfassung
• Inboxbearbeitung
• Auswertungen
• Ablage
• undsoweiter!

Sie ergänzen sich gegenseitig: die Daten aus der Zeiterfassung und der Buchhaltung landen in den Auswertungen, die Infos aus der Inboxbearbeitung landen überall, die Ablage macht Platz für alle anderen Aufgaben… In meiner Dokumentation sind diese Bestandteile querverlinkt, so dass ich sehe, auf welche anderen Systeme eine Änderung in diesem einen Auswirkungen haben könnte. (Wie genau das funktioniert und mit welchem Programm ich alle meine Systeme dokumentiere, erzähle ich ausführlich im nächsten Beitrag dieser Ordnungsserie!)

Noch eine Form von Einbettung wäre die terminliche. Vor allem für solche Büro-Routinen macht es Sinn, feste, wiederkehrende Termine zu haben: abends eine Viertelstunde vor Feierabend, jeden Freitag um elf, Montag früh gleich als allererstes (je nachdem wie Du tickst). Wenn Du schon auch nur einen solchen Termin hast, der bereits laufend funktioniert, kannst Du zum Beispiel eine neue Routine einfach dranhängen. Meine Buchhaltungsrunde freitags geht immer länger, als ich für meine Buchhaltung brauche, und ich werde da jetzt noch ein paar frisch entwickelte Routinen dazunehmen.

Pflege & Weiterentwicklung

Ich kann diesen Punkt nicht genug betonen. Kein System bringt Dir etwas, wenn Du es nicht benutzt, und ein System, das nicht genau passt, wird tendenziell nicht benutzt. Aber sogar ein System, das einmal perfekt gepasst hat, kann irgendwann klemmen, weil sich irgendwas in den Rahmenbedingungen geändert hat. Du musst es laufend anpassen, beziehungsweise ein Auge darauf haben, ob es rund läuft. Das sollte aber logischerweise in Deinem System für Deine Systeme enthalten sein ;-)

Infrastruktur

Für manche Systeme brauche ich nur ein Spreadsheet-Programm und eine bestimmte Datei, für andere fünf oder mehr verschiedene Dinge und Geräte. Ich schreibe mir das immer dazu, um ein Gefühl dafür zu bekommen, was ich problemlos auch von zuhause am Laptop machen könnte, welche Dateien eventuell besser in meiner Nextcloud aufgehoben wären, und welche Bestandteile absolut unverzichtbar sind für mich und darum ein Backup für Notfälle haben müssen. Ich mache hier einfach eine Liste.

Der Zaubertrick: meine Systemvorlage!

Soweit die Theorie, die hoffentlich erstmal einleuchtend klingt. Das sieht aber schon nach viel aus und ist auch eher trocken. Und ich habe mir das Ganze ja ausgedacht und deshalb ganz gut im Kopf, aber was daraus erst ein reibungsloses, hirnfrei funktionierendes System macht, ist meine Systemvorlage. Die sieht so aus:

Und nun gehe ich seit zehn Tagen wie eine Wilde durch alle meine Notizen, picke jedes einzelne halbgare System raus, und räume auf.

4 Schritte zu einem System

1. obenstehende Vorlage einfügen
2. vorhandene Infos an den richtigen Stellen eintragen
3. Lücken ergänzen
4. querverlinken und verschlagworten

Schon ist ein weiteres funktionierendes System fertig!!

Das geht so locker-flockig und ohne großes Nachdenken (die Lücken füllen sich wirklich fast von selbst), dass es geradezu süchtig macht. Und das ist letzten Endes das wichtigste Merkmal eines guten Systems: Es macht das Arbeiten leicht.

Beispiel: mein System für Blogartikel

Bisher schreibe ich alle meine Blogartikel (inklusive Referenzen) so irgendwannmal, wenn ich gerade ein bisschen Zeit zu vertreiben habe oder mich die Inspiration entsprechend hart gebissen hat. Das sieht man sehr deutlich, wenn man mal die Erscheinungsdaten anschaut – oder eben zum Beispiel die Tatsache, dass Teil 2 einer Artikelserie zwei Jahre braucht um zu erscheinen.

Letzteres liegt vor allem auch daran, dass ich damals etwas großspurig spontan beschlossen habe, eine Serie zu schreiben, ohne gleichzeitig zu überlegen, was denn die nächsten Teile so zum Thema haben könnten. Das sollte ein System idealerweise auch abdecken.

Hier also meine frisch überarbeitete Notiz (okay, vorher waren es mehrere einzelne, in denen teilweise das Gleiche drinstand), mit der oben beschriebenen Vorlage:

Ziele

• Vorausplanung und Überblick über bereits Geschriebenes/Veröffentlichtes
• regelmäßige Veröffentlichungen
• Verknüpfung mit anderen Artikeln, Webseiten-Inhalten und Mastodon-Posts

aktuelle Einschätzung

• neuer Workflow! muss noch ausprobiert werden
• Bilder vielleicht anders nach Website-Aufmöbelung
• Termin für Website-Coworking fehlt noch

Arbeitsablauf

1. Pipeline öffnen
2. Idee oder WIP auswählen
3. schreiben!
4. Bild finden/machen
5. neue Seite in Grav, ggf. Links fixen
6. veröffentlichen
7. Datum und Link in Notiz eintragen

Screenshots für Referenzen

1. https://ui.dev/amiresponsive
2. Sonne links anklicken
3. URL aufrufen
4. F12 + Hintergrund picken
5. background: #e8e8e8 setzen (für .bg-brand-beige)
6. Zoom auf 120% » Screenshot
7. Bild schneiden auf 1140x700 px
8. breite Version per GIMP: referenzen-template.xcf
9. tinyJPG

Bilder für Netzhexentexte

• Bild erzeugen („Desktop“ einstellen)
• oder Mesher
• oder Cool Backgrounds
• zwei Versionen schneiden: 1140x700 (1) und 1600x444 (2), JPG
• optimieren per tinyJPG

Zeitplan

fester Termin für Website-Coworking! (siehe Todo-Liste)

Regeln

• Artikel-Ideen werden kurz umrissen als neue Notiz angelegt
• fertige Projekte werden ebenfalls gleich als neue Notiz angelegt
• über Tags entsteht eine Pipeline: idea, wip, finished, published

Infrastruktur

• Obsidian
• Internet, diverse Tools
• ggf. Template für Referenzen

Check: eingebettet und querverlinkt? » Termin fehlt noch

Das ist auch schon alles! Nächster wichtiger Schritt: das Website-Coworking, das ich mit meiner Kollegin Barbara Gölz von 50 Millisekunden plane, tatsächlich an den Start bringen, damit dieser wunderbare theoretische Workflow auch in der Praxis stattfindet.

Schluss für heute

Ich könnte grad noch viel weiterschreiben, aber das sollten alles eigene Artikel sein. Was man an diesem Beispiel nämlich nicht so schön sieht, sind meine Querverlinkungen – aber um die zu zeigen, muss ich erstmal ein paar hundert Worte über das Programm verlieren, in dem meine Notizen gespeichert sind. Das wird der nächste Teil der Serie, und ich verspreche, dass ich dafür keine zwei Jahre brauche!

Kannst Du mit diesem Konzept etwas anfangen? Ich freue mich riesig über einen Kommentar dazu!