Digitale Ordnung Teil 1: wieso weshalb warum (und wie)

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„Ah Mist, mein Browser weiß das Pass­wort nicht! War es noch das alte? …oder das ganz alte?!“ – „Wo ist nur dieser Beleg, wo hab ich den gespeichert??“ – „Hatte ich diese Mail eigent­lich schon beant­wortet… hmm die ist schon ganz schön alt…“ Kennst Du solche Situa­tionen auch? Na will­kommen im Club!

Bei allem digitalen Chaos in meinem Leben: Neulich ist mir aufge­fallen, dass sich meine Buch­haltung geradezu zu meiner Lieblings­aufgabe ent­wickelt hat. Ja, Du hast richtig gelesen, meine Buchhaltung! Jeden Freitag setze ich mich im Büro an meinen Schreib­tisch, starte mein Buch­haltungs­programm und bin sofort im Flow. Woran liegt’s?

Mit System läuft alles leichter

Vor einer ganzen Weile hatte sich mal wieder so ein Buch­haltungs­berg aufge­staut, der mir sehr quer im Magen lag – Du kennst das höchst­wahr­schein­lich, wenn Du selbständig bist. Buch­haltung ist was, was man halt machen muss, aber bei den meisten Leuten ist es ja nicht Teil der Arbeit, die man sich ausge­sucht hat und die man gerne macht. Das heißt, es ist erstmal zäh und macht keinen Spaß und bleibt des­wegen auch mal drei Monate liegen. Bis eine unbe­zahlte Rechnung ange­mahnt wird, die Steuer­erklä­rung ansteht, oder man nicht mehr weiß, ob man diese oder jene Sache nun schon in Rech­nung gestellt hat oder nicht.

Nun mag ich Buchhaltung eigentlich und finde sie auch nicht fürch­ter­lich kompli­ziert, ich mache auch meine Steuer­erklä­rungen selber. Darum weiß ich, dass eine ordent­liche, aktu­elle Buch­haltung die Grund­lage für a) ent­spannte Steuer­erklä­rungen und b) so ziem­lich alle Unter­nehmens­fragen ist. Wenn meine Buch­haltung stimmt, kann ich eine Menge Ent­schei­dungen in meinem Arbeits­alltag ganz leicht treffen:

  • Habe ich Zeit für ein Spaß­projekt oder ein Ehren­amt, oder muss ich zuerst etwas ab­schließen, wofür ich eine Rech­nung stellen kann?
  • Ist Geld da für neue Hardware? Wieviel?
  • Stimmen meine Preise, oder ist eine Anpassung nötig?

Das Gefühl, diese Dinge so gut im Griff zu haben, finde ich sehr angenehm, und von daher habe mir ich vor ein paar Wochen ein System ausge­dacht, das mir die wöchent­liche Buch­haltungs­stunde so leicht wie möglich macht. Und es funk­tio­niert! Ganz kurz gesagt besteht es aus einem festen Termin (freitags als erstes wenn ich ins Büro komme) und einer geord­neten Liste von Tätig­keiten, die ich einfach nur durch­gehen und ab­arbei­ten muss. Ungefähr so:

Mein Buchhaltungsablauf

  1. Belege schreiben, prüfen, buchen
  2. Konten buchen (also Zahlungen zuordnen)
  3. fällige Rechnungen zwecks Erinnerung prüfen
  4. Rechnungen schreiben (Providing + Liste)
  5. Rechnungen bezahlen, ggf. Umsatz­steuer­voranmeldung
  6. Kontostände prüfen und ggf. Geld verschieben

Das wird ergänzt durch eine laufend gepflegte Liste von Aufwand, den ich ab­rech­nen kann, automa­tisierte wieder­keh­rende Rech­nungen fürs Providing und ein paar klug einge­richtete Konten – zum Beispiel werden von allen Beträ­gen, die auf meinem Geschäfts­konto ein­gehen, automatisch 19 % Umsatz­steuer abge­zogen und auf mein Steuern­konto überwiesen. (Das ist wirklich ein ganz fanta­stisches System, kann ich Dir sagen!)

Und warum funktioniert das nun so gut?

Genau das hab ich mich auch gefragt, denn es gibt noch reich­lich digi­tales Chaos an anderen Stellen in meinem Leben, und das möchte ich gerne ändern! Die Erfah­rung mit dem Buch­haltungs­ablauf ist, dass mir das System, der Ablauf, den ich ohne nach­zu­denken einfach nur befol­gen muss, Ener­gie frei­setzt für die Dinge, die meine Aufmerk­samkeit erfordern. Sonder­fälle, irgend­welche Sachen, die über­sehen wurden, spezielle Anfragen.

Oder in anderen Worten, das System nimmt mir die ganzen Standard-Entschei­dungen ab, so dass mehr Entschei­dungs­fähig­keit übrig­bleibt für wenn ich sie wirklich brauche.

Digitale Ordnung allgemein

Das lässt sich verallgemeinern und auf digi­tale Ord­nung im weiteren Sinne anwen­den und bringt mich zu folgendem Schluss:

Digitale Ordnung heißt, ein System zu haben für die Speicherung, Archi­vierung und Löschung von Dateien aller Art.

Ein System ist dabei eine indivi­duell ange­passte und genau fest­gelegte Kombi­nation aus

  • Hardware (Geräte, Festplatten),
  • Werkzeugen (Software),
  • Verhaltensregeln und Konventionen.

Konkret am Beispiel

Nochmal zurück zu meiner Buch­haltung: Ich habe mir ein System einge­richtet mit Listen, Kalender­terminen und einer Buch­haltungs­software (Werk­zeuge), die Hard­ware ist mein Rechner (sowie der in der Cloud, auf dem die Soft­ware läuft, aber darum muss ich mich glück­licher­weise nicht kümmern), und die Verhal­tens­regeln und Konven­tionen sind mein schrift­lich doku­men­tierter Ablauf sowie eine Reihe von fest­gelegten Mindest­konto­ständen, mein Buch­haltungs­termin, und noch ein paar weitere schrift­lich (!) fest­gehaltene Grundregeln.

Fantastisch! – Wie geht das jetzt bei allem anderen?

Hmm, der Knackpunkt an allen Systemen ist halt nunmal, dass es indivi­duell passen muss. Deswegen gibt es in Firmen immer Reibungs­verluste, wenn man sich für irgend­was eine Soft­ware herholt und die dann die meisten Bedürf­nisse der meisten Firmen abdeckt – aber halt nicht den ganzen Klein­kram, der im eigenen speziellen Fall auch noch relevant ist. Und auf der persön­lichen Ebene kann ich fünfzig Bücher mit Organi­sations­methoden lesen – wenn ich das nicht für mich und meinen kon­kreten Fall anpasse und ent­sprechend umsetze, läuft es einfach nicht.

Kurz gesagt sind Systeme eine Kunst für sich, was einfach nur heißt, dass man sich darin üben kann wie in allem anderen auch. Und nachdem Systeme das GANZE LEBEN leichter machen, finde ich, dass sich diese Mühe extrem lohnt.

Fünf Schritte zur digitalen Ordnung

Aber für heute erstmal nur meine aktu­ellen Ansätze für eine funktio­nierende digi­tale Ordnung. Wie oben schon gesagt, braucht es dafür ein System für die Spei­cherung, Archi­vierung und Löschung von Dateien aller Art. Das klingt simpel, ist aber sehr, sehr weit gefasst.

Schritt 1: Was für Dateien genau?

„Alles“ ist letzten Endes eine Datei, aber sie werden doch sehr unter­schied­lich verwaltet und benutzt. Eine Art von Dateien, die so ziem­lich alle Menschen haben, sind Dokumente im weitesten Sinne.

Dokumente

Ich definiere Dokumente hier als „alles was mehr oder weniger geordnet auf meiner Fest­platte liegt und per Datei­manager mehr oder weniger häufig ange­fasst wird“. Das ist gewiss keine saubere Defi­nition, aber ich hoffe es ist klar genug was ich meine. Darunter fallen zum Beispiel:

  • PDFs
  • Office-Dateien
  • Bilder
  • Musik
  • Videos
  • Projektdateien (mit besonderen Programmen erstellte Dinge)

Nicht-Dokumente: „Drumrum“

Das ist aber bei weitem nicht alles, was an Dateien verwaltet werden will. Ein paar spezielle Fälle, die auch viele Leute betreffen dürften:

  • Lesezeichen,
  • E-Mails,
  • Kontakte/Kundendaten,
  • Online-Mitgliedschaften und Passwörter.

Bestimmt gibt es auch eine ganze Reihe von speziellen Nicht-Doku­menten, die mir jetzt gerade nicht ein­fallen, weil ich sie nicht verwende. Überlege selber für Dich, was für Daten Du in irgend­einer Form herum­liegen hast – ein ganz interes­santer Ansatz kann es sein zu über­legen, bei welcher Tätig­keit Du ständig herum­kramen musst, weil Du irgend­was suchst und nicht sofort findest. Da würde sich ein System nämlich definitiv auch schon lohnen.

Schritt 2: Notwendige bzw. sinnvolle Speicherdauer

Alle diese Dateien können unter­schied­lich relevant für Dich sein. Du brauchst sie entweder:

  1. nur ganz kurz, jetzt sofort (Setup-Downloads, die gleich installiert werden, Zip-Dateien, die gleich entpackt werden, Web­seiten und E-Mails mit einer Info, die ich lese und dann weiß etc.),
  2. aktuell, d.h. solange das Projekt läuft oder bis die Veran­staltung vorbei ist (Eintritts­karten, Planungs­dateien für ein Projekt etc.),
  3. regelmäßig (häufig besuchte Web­seiten, Kontakt­daten von Lieblings­menschen, Nach­schlage­werke, Organi­sations­dateien für den laufen­den Betrieb, Dokumentation),
  4. archiviert für einen bestimmten Zeit­raum (Konto­auszüge, Mails mit wich­tigen Absprachen, Belege aller Art),
  5. für vielleicht/irgendwann (Rezepte, Häkel­muster, interes­sante aber nicht konkret rele­vante Web­seiten, Ideen für Spaß­projekte, für die gerade keine Zeit ist).

Alle Dateien lassen sich in eine dieser Kate­gorien einsor­tieren, und ich glaube, das ist der wich­tigste Schritt zu mehr digitaler Ordnung und Über­blick. Diese Einsor­tierung ent­schei­det wesent­lich darüber, wann die Datei gelöscht werden kann und damit Platz für Neues macht, und auch, wie griff­bereit Du sie haben musst. In Deiner Küche steht der Raclette-Grill ver­mut­lich auch ziem­lich weit hinten im Schrank und Deine Lieblings-Allzweck-Pfanne ganz vorne, und bei den Dateien macht das genauso viel Sinn.

Außerdem lassen sich auch Backups sehr viel einfacher einrichten, wenn man diese Dinge trennt.

Schritt 3: Nach Themen sortieren

Wonach man den eigenen Kram am besten sor­tiert, ist vermutlich von Mensch zu Mensch ein bisschen ver­schie­den und hängt ganz sicher auch von dem ab, was denn zu sortieren ist. Mir geht es aber so, dass ein Ver­zeich­nis auf meiner Fest­platte, in dem alles „wild durch­einander­geworfen“ gespei­chert ist, mich total stresst. Ich habe schon (noch) den einen oder anderen Ordner mit 23 Unter­verzeich­nissen und 64 Dateien, wo mindestens drei Ver­zeich­nisse „sortieren“, „alter Kram“, „tmp“ oder „!aufräumen!“ heißen. Ich glaube, die meisten Menschen werden mir bei­pflich­ten wenn ich sage: das macht überhaupt keinen Spaß.

Und ich denke, in vielen Fällen ist eine grobe Trennung nach Themen leicht möglich. Beispiel:

  • Unternehmen
  • Ehrenämter
  • eigene Projekte, Hobbies
  • Familie
  • Steuer (privat) & amtliche Dokumente

In meinem Fall ist „Unternehmen“ alles, was meinen laufen­den Betrieb betrifft (Buch­haltung, Weiter­bildung, Über­sichts­listen etc.), und es gibt noch einen ganz eigenen Bereich „Web­projekte“, wo sich dann all die Web­seiten tummeln, die ich so erstelle oder erstellt habe. Das nimmt auf meiner Fest­platte natürlich einen ziemlich großen Platz ein.

Ebenso werden Leute, die angestellt arbeiten und mehrere Ehren­ämter haben, die viele Dateien benö­tigen, das vielleicht auch auf höherer Ebene anders sortieren wollen; da musst Du für Dich über­legen was Sinn macht. Ich will haupt­säch­lich sagen: diese Dinge undurch­dacht zu mischen fühlt sich wahr­schein­lich nicht gut an.

Schritt 4: Regeln & Abläufe festlegen

Und jetzt kommt halt der Fitzelkram, der von Dir und Deinen Dateien abhängt! Ich kann hier von daher nur eine Menge Fragen stellen und mir Bei­spiele über­legen, wie ich es machen würde (wie gesagt, ich bin ja auch noch nicht soweit).

Ich würde bereichsweise vorgehen, also erstmal ein System für „Doku­mente“/Zeug auf der Fest­platte, dann eins für Lese­zeichen/Webseiten, dann eins für die Buch­haltung undso­weiter. Und wahr­schein­lich macht es auch Sinn, erstmal das aller­erste System zu ent­wickeln (so wie ich eben mit meiner Buch­haltung), und das dann erstmal konse­quent eine Weile lang umzu­setzen und Erfah­rungen damit zu sammeln. Einfach damit Du besser weißt, was für Dich funk­tioniert und was nicht. Und weil es unglaub­lichen Schwung erzeugt zu spüren, wie aufge­räumt sich dieser eine Teil Deines Lebens auf einmal anfühlt.

Überlegungen zu Grundstrukturen

Wichtige Frage: in welcher Reihen­folge sortiere ich meine Dateien? Gehört etwas zuerst mal ins Archiv und dann in die Abtei­lung Ehren­ämter, oder anders­rum? Macht es Sinn, das bei Archiven anders zu hand­haben als bei den Dateien, die man laufend braucht?

Das Schöne an einem Archiv ist ja, dass sich in aller Regel nix mehr ändert und nur gele­gent­lich neue Sachen dazu­kommen (und man ganz, ganz selten mal was nach­schaut). Ich habe also (das habe ich in diesem Fall tatsäch­lich) einfach eine externe Fest­platte, die mit „Archiv“ beschriftet ist und eine Reihe von Ordnern enthält. Jahres­zahlen würden sich hier anbie­ten, dann die Unter­sortierung in Themen, oder eben wieder anders­rum. Das ist vermut­lich Geschmacks­sache und egal, solange Du weißt wo Du was findest.

Dann überlege ich, ob (oder eher wo) für mich eine Obergrenze von Dateien und Verzeich­nissen in einem Ordner Sinn macht. In meinem Ordner mit den Häkel­mustern (fällt in die zeit­liche Kate­gorie vielleicht/irgendwann) ist es mir relativ egal, da gibt es eine grobe Sortie­rung in Ami­gurumi, Mützen, Schals undso­weiter, und wie viele coole Häkel­ideen da jeweils drin sind spielt eigent­lich keine Rolle. Die sind da gut aufgehoben.

Wenn ich aber meinen Ordner mit den aktuellen Web­pro­jekten aufmache, fände ich es hingegen schon über­sicht­licher, wenn da nur fünf bis maximal zehn Unter­ordner drin wären. Das ist theore­tisch auch völlig machbar, an so vielen Dingen gleich­zeitig arbeite ich nun auch wieder nicht – aber dazu muss ich mir jetzt ein System aus­denken, wie ich das regelmäßig aufräume.

Also vielleicht eine gute Faustregel: Je häufiger ich den Inhalt eines Ordners benutze, desto weniger sollte drin sein.

Noch ein Punkt, den ich mal in einem klugen Buch gelesen habe: Namens­konven­tionen. Klug benannte Dateien sind mindestens die halbe Miete, wenn man was sucht! Ein richtig gutes Grund­schema finde ich folgende Dateinamenstruktur:

2023-10-26-Thema-(plus Brief oder Kaufbeleg oder Firmenname).Endung

Dann kann ich einfach nach Erstellungs­datum sortieren und archi­vieren, aber genauso stressfrei finde ich mit einer einfachen Suche alles zum Thema „Wasch­maschine“ oder „Sommerfest“ oder alle Belege oder alles was mit Firma XY zu tun hat. Es lohnt sich, da ein paar Stich­wörter festzulegen, die dann auch genau so wie fest­gelegt benutzt werden (also nicht einmal „Wasch­maschine“ und einmal „WaMa“…!).

An dieser Stelle auch ganz wichtig: Versionierung. Sobald Dateien irgendwo Wörter wie „neu“ oder „letzte Version“ oder „ganzaktuell“ im Datei­namen haben, hast Du ein Problem™. Und für jede andere Person, die außer Dir an und mit dieser Datei arbeitet, verdoppelt sich dieses Problem. Deshalb:

Wenn ihr über den Dateinamen versio­nieren müsst, dann KONSEQUENT

  • immer mit Änderungsdatum vorne, und
  • immer mit v1, v2, v3 plus ggf. Namens­kürzel an derselben Stelle.

Immer! Und immer gleich!!

(Puhh… über effiziente digitale Zusammen­arbeit mit anderen schreibe ich auch nochmal was.)

Schritt 5: Der laufende Betrieb

Ganz egal was für ein System Du Dir ausdenkst, interes­sant wird es erst, wenn Du es schaffst, es laufend umzu­setzen. Es kann ziem­lich gut sein, dass Dir das nicht auf Anhieb gelingt – oder zwei Wochen lang, und dann schläft alles wieder ein. Ich habe ein paar Ideen für eine Stolpersteinsuche:

Wo klemmt’s?

  • Hältst Du den festgelegten Termin ein? Wenn nicht, woran liegt das? Vielleicht hilft Dir eine Kalender-Erinnerung oder ein Wecker. Vielleicht liegt der Termin immer ungünstig und braucht nur einen anderen Wochen­tag. Vielleicht ist da immer noch so ein inneres, ungutes Gefühl, das den Berg zu hoch macht.
  • Fühlt sich der Berg immer noch zu hoch an? Leg eine klare zeit­liche Begren­zung fest, mach vielleicht erstmal nur eine halbe Stunde am Stück – das aber dafür wirklich jede Woche, ohne Wenn und Aber. Wenn Du glaubst das das nicht reicht: probier es mal, sechs Wochen lang. Ich verspreche Dir, dass das eine interes­sante Erfahrung gibt, die Dich weiterbringt.
  • Kannst Du am Stück einfach Deine Liste abarbeiten, ohne nachzudenken? Der fest­gelegte Ablauf ist dazu da, Dir maxi­malen Flow zu ermög­lichen. Immer wenn Du mit irgend­was fertig bist und nicht weiter weißt, muss Dir ein Blick auf die Liste sagen, was jetzt dran ist. NICHT nach­denken, nur machen. Wenn das noch nicht immer klappt, musst Du die hakeligen Stellen nochmal genauer über­denken und vielleicht mehr Schritte einbauen.

Absolut essenziell: Systempflege!

Das beste System funktioniert nicht, wenn seine Kompo­nenten wackeln. Das heißt:

  1. Die Abläufe und Regeln müssen genau doku­men­tiert und bei Anpas­sungen sofort ent­spre­chend schrift­lich geändert werden.
  2. Die verwendete Software muss funktio­nieren. Updates, Zahlungen, Kompa­tibilität mit anderen System­änderungen, neue Versionen undso­weiter: das alles braucht irgendwo Platz in Deiner Planung (und Dokumentation).
  3. Die verwendete Hardware muss funktio­nieren. Wir kennen alle diese selt­same Eigen­heit von Druckern, immer dann keine Tinte, kein Papier oder sonstwie keine Lust zu haben, wenn man dringend was aus­drucken muss. Fest­platten kriegen manch­mal einen Hau, Handys fallen runter, auch Server­ausfälle passieren. Sehr viele Probleme lassen sich vermei­den, wenn man von vorn­herein zum Beispiel eine neue Fest­platte alle x Jahre einplant. (Das ist wie mit dem Auto, das man idealer­weise auch nicht so lange fährt, bis der Auspuff abfällt.)

Alle diese Dinge lassen sich unter einem Begriff zusammen­fassen, der wiederum auch eigene Systeme braucht, um reibung­slos zu funktio­nieren: Deine Infrastruktur. Was kann Dein Laptop, wie alt ist Dein Drucker, wo dokumen­tierst Du alle diese grund­legenden Dinge?

Wenn Du Zeit (und Geld) für System­pflege einplanst und Dir die Mühe machst, auch dafür Abläufe, Termine und Routinen zu ent­wickeln, musst Du nie wieder Nacht­schichten einlegen, weil der Drucker streikt, oder zwei Tage komplett ausfallen, weil ein Update Deinen Rechner lahm­gelegt hat (letzteres ist mir neulich tatsächlich passiert).

Okay, Fazit??

Fazit für mich: Ich mache glatt eine Serie aus diesem Beitrag, weil er schon sehr lang ist und ich noch viel mehr zu sagen habe. Ich werde auf jeden Fall noch was über Infra­struktur schreiben, und wenn ich es geschafft habe, passende Systeme für mich zu etablieren, gibt es natürlich Erfah­rungs­berichte. Aus Bei­spielen lernt man in der Regel am besten (ich zumindest).

Bis dahin hoffe ich, bei Dir ein bisschen Deine Lust auf eigene Systeme geweckt zu haben, denn eines weiß ich sicher:

Je klarer Deine Systeme, desto wohlsortierter fühlst Du Dich!

Hast Du schon ein System, das für Dich funktioniert? Ich freue mich riesig über Kommentare und Ideen!

PS: Ich kann unmöglich einen Beitrag über Systeme schreiben, ohne die Königin der digitalen Ordnung zu erwähnen – Claudia Kauscheder, Abenteuer Home-Office. Ich habe allein aus ihren kosten­losen Webinaren schon so viel gelernt. Meine uneinge­schränkte Empfehlung!